Faturação Eletrónica: novas regras e novos prazos!

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Faturação Eletrónica: novas regras e novos prazos!

Desde 2020 que existem novidades legislativas ao nível da faturação eletrónica. O Decreto-Lei n.º 28/2019 agrega as regras de faturação e outros documentos fiscalmente importantes e estipula as condições para que as faturas sejam emitidas e conservadas de forma digital. Em 2021, devido à pandemia COVID-19, os prazos de implementação da faturação elétrónica, assinatura digital e outros documentos relacionados foram dilatados. Em 2022, com o novo Despacho SEAF 8/2022 XXIII surgem novas alterações, nomeadamente ao nível de agenda.

O que é a Faturação Eletrónica?

É uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico. Tem de ser emitida por um software de faturação certificado, não se trata de uma simples digitalização de uma fatura manual. Depois, deve ser enviada pelo sistema do emissor diretamente para o do comprador.

Quem está obrigado a Emitir faturas Eletrónicas?

O Decreto-Lei 123/2018 estabeleceu as normas de emissão e receção de faturas eletrónicas em Portugal, assim como o modelo de implementação da faturação eletrónica, que se realizava inicialmente até janeiro de 2021. Com a publicação do Despacho n.º 49/2022-XXIII, o Governo dilatou os prazos (faturas eletrónicas são obrigatórias a partir de 1 de janeiro de 2023 e as faturas em PDF consideradas faturas eletrónicas para efeitos fiscais até 31 de dezembro de 2024).

Em 2022, o Despacho SEAF 8/2022 XXIII permitiu a prorrogação do prazo para a emissão de faturas em PDF durante o ano de 2024. Isso significa que as faturas emitidas neste formato continuam a ser válidas como faturas eletrónicas durante 2023, sem a necessidade de assinatura digital. Estas faturas são consideradas processadas eletronicamente e têm os mesmos efeitos fiscais das faturas emitidas por outros meios eletrónicos (de acordo com o Artigo 12.º do Decreto Lei n.º 28/2019 e do Artigo 36.º do Código do IVA).

Desde o início de 2019 que a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como para as entidades públicas (organismos da administração direta do Estado e institutos públicos). Também é obrigatória a utilização de um programa informático certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), como o Vendus, por parte de todos os sujeitos passivos de IVA (por exemplo, associações, IPSS, juntas de freguesia e escolas públicas).

Quais as Vantagens da Faturação Eletrónica?

O novo regime de faturação eletrónica simplifica as trocas comerciais entre os Estados-membros, apresentando diversas vantagens para as empresas:

  • Diminui o tempo e a burocracia no envio de faturas;
  • Reduz os custos administrativos;
  • É mais segura, mais privada e fiável, comparativamente à fatura tradicional;
  • Mais fácil de consultar e poupa espaço físico, não são necessários dossiers para guardar as faturas, ficam disponíveis em arquivo digital;
  • É ecológica, porque poupa papel e elimina a emissão de C02.

Faturas com Assinatura Qualificada (PDF) versus Faturação EDI (XML)

Para cumprir as obrigações fiscais vigentes, uma fatura ou outro documento em PDF tem de ter uma assinatura digital qualificada. O programa de faturação Vendus vai suportar a Assinatura Digital Qualificada através da integração com a AMA e a DigitalSign. Saiba mais sobre a assinatura digital e como obter.

A fatura Edi - Electronic Data Interchange - tem ficheiro XML (CIUS-PT) associado que permite a comunicação eletrónica (EDI - Electronic Data Interchange) entre o programa de faturação e os clientes. A fatura eletrónica em PDF vai dar lugar à fatura eletrónica EDI, como já é obrigatório em contratos com Estado Português, entidades púbicas e grandes empresas.

No entanto, com o novo Despacho SEAF 8/2022 XXIII continua a ser possível a emissão de faturas em PDF durante o ano de 2024, sem necessidade de assinatura digital qualificada, sendo consideradas faturas processadas por via eletrónica com efeitos fiscais nos termos do Artigo 12.º do Decreto Lei n.º 28/2019 e do Artigo 36.º do Código do IVA.

Como se adaptar às novas regras e prazos da Faturação Eletrónica

Com tantas mudanças num curto espaço de tempo, as empresas e os seus colaboradores podem precisar de fazer alguns ajustes para se adaptarem à faturação eletrónica. Deixamos algumas dicas que podem ser úteis:

  • Conheça bem as novas regras e prazos, de forma a evitar erros e atrasos;
  • Assegure-se de que o software de faturação que utiliza está atualizado e em conformidade com as novas regras;
  • Estabeleça processos claros e eficientes para a emissão, envio e armazenamento de faturas eletrónicas;
  • Forme os seus colaboradores para garantir que compreendem as novas regras e prazos;
  • Acompanhe regularmente a implementação da faturação eletrónica: o desempenho do software utilizado, a conformidade com as regras e prazos e a satisfação dos clientes;
  • Esteja preparado para lidar com quaisquer problemas que possam surgir durante a implementação da faturação eletrónica: problemas técnicos, erros humanos ou dificuldades na adaptação dos colaboradores ou clientes.

 

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Sobre o Vendus

O Vendus é um programa de facturação certificado online que permite gerir uma loja em qualquer lugar pois funciona 100% na cloud. Como é um software POS online, permite faturar em segundos num restaurante, bar, cabeleireiro ou qualquer outro tipo de comércio.